Indirizzi di posta elettronica certificata (PEC)
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è "un sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi" (art. 1, comma 1, lett. v-bis, D. Lgs. n. 82/2005).
La Posta Elettronica Certificata è una tipologia particolare di posta elettronica che permette di inviare e/o ricevere messaggi e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale, garantendo così il non ripudio e l'integrità del testo trasmesso.
Per certificare l'invio e la ricezione di un messaggio di PEC, momenti fondamentali della trasmissione dei documenti informatici, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione (accettazione) del messaggio e dell'eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, quando il messaggio arriva al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.
Le ricevute di ricezione e consegna, rilasciate dal gestore di PEC, hanno lo stesso valore dell'avviso di ricevimento della raccomandata postale, attestano l'integrità del testo trasmesso e sono opponibili a terzi.
Il valore legale delle ricevute è effettivo solo se, sia il mittente, sia il destinatario utilizzano una casella di Posta Elettronica Certificata (da PEC a PEC ovvero c.d. modalità "PEC to PEC").
Requisiti di ricevibilità dei messaggi indirizzati alle caselle PEC della Città di Torino
Saranno accettate le tipologie di comunicazione provenienti da:
- caselle PEC di Pubbliche Amministrazioni dotate di sistemi di interscambio conformi alle regole di interoperabilità (Circolare 7 maggio 2011, n. AIPA/CR/28, revisionata dalla Circolare n. 60 del 23 gennaio 2013);
- caselle PEC di Pubbliche Amministrazioni riportanti gli estremi della segnatura di protocollo di invio;
- caselle PEC rilasciate a privati da gestori accreditati presso l'Agenzia per l'Italia Digitale (AGID).
Attenzione: le caselle della Città di Torino sono "chiuse", cioè ricevono comunicazioni solo da altre caselle di Posta Elettronica Certificata (c.d. modalità "PEC to PEC").
Al fine di garantirne la conservazione in forma integra e autentica e di renderne possibile la verifica e l'archiviazione, i documenti allegati dovranno possedere le seguenti caratteristiche.
Formati
- i formati dei file dovranno essere formati statici non modificabili, privi di macroistruzioni, codici eseguibili o link (collegamenti a siti Internet o posta elettronica). I formati dovranno essere conformi a standard documentali internazionali ISO o WYSIWYG (What You See Is What You Get, ovvero che consentano di ottenere sulla carta e su video un'identica disposizione grafica degli elementi). È preferibile quindi l'utilizzo del formato PDF - PDF/A poiché di maggior diffusione e leggibilità. Saranno accettati anche i formati JPG, TXT, TIFF, XML, ZIP;
- se il formato utilizzato è ZIP, all'interno del contenitore dovranno essere presenti documenti SEMPRE in formato non modificabile (come indicato sopra PDF - PDF/A);
- saranno rifiutati documenti in formato diverso (es. DOC, XLS, PPT, DWG, ODT, TAR, etc.).
Dimensioni
- ogni singolo messaggio, comprensivo di testo e allegati, NON dovrà avere dimensioni superiori a 100 MB.
Firme digitali
- se i file sono firmati digitalmente la firma digitale ammessa potrà essere:
- di tipo CadES (ovvero il file firmato e la firma devono essere contenuti in un'unica busta-file: il file firmato presenterà l'estensione .p7m);
- di tipo PadES (per i formati PDF - PDF/A: il file firmato presenterà l'estensione .pdf);
- di tipo XadES (per il formato XML: il file firmato presenterà l'estensione .xml).
- la firma digitale dovrà essere valida al momento della ricezione da parte della Città di Torino.
Raccomandazioni
- a ciascun messaggio trasmesso alle caselle PEC della Città di Torino dovrà essere associato un solo documento principale (es. domanda, istanza, etc...) eventualmente corredato dai relativi allegati (es. una domanda + 3 allegati = un solo messaggio PEC). Qualora la comunicazione riguardi diversi procedimenti o affari, dovranno essere inviati distinti messaggi, ciascuno con i relativi allegati (es. un cittadino o un'impresa che debba trasmettere 3 domande per la partecipazione a 3 diversi concorsi o bandi, dovrà inviare 3 distinti messaggi PEC, uno per ogni domanda di concorso/bando);
- il documento informatico, per esigenze di rappresentazione, di integrità, di certezza nell'imputabilità e di autenticità, deve essere trasmesso integro e non frazionato in singole porzioni (es. un documento composto da 4 pagine deve essere trasmesso in modo integrale e non scomposto in 4 singoli documenti di una pagina);
- per agevolare la trattazione della pratica, si consiglia al mittente di indicare, nell'oggetto del messaggio di Posta Elettronica Certificata, o all'inizio del messaggio, l'ufficio destinatario competente per materia;
- Attenzione: la PEC deve essere utilizzata per comunicazioni istituzionali e NON per la trasmissione di comunicazioni non ufficiali (es. materiale pubblicitario, messaggi di prova, etc...).
Riferimenti normativi
- Deliberazione della Giunta Comunale 2010 04410/102 del 27 luglio 2010 e allegato "Dematerializzazione dei documenti e utilizzo della Posta Elettronica Certificata. Linee guida";
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - CAD "Codice dell'Amministrazione Digitale" e s.m.i.;
- D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 - "Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata";
- D.M. 2 novembre 2005, n. 266 - "Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata".
La Città di Torino, in conformità alle norme vigenti, elenca qui di seguito gli indirizzi delle caselle PEC di tutte le Aree dell'Ente, indirizzi già pubblicati presso l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA):
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