Servizio Centrale Acquisti Contratti e Appalti
Settore Sist. Informativo Decentramento

99 09513/05

OGGETTO: 05 - ADOZIONE DEL NUOVO REGOLAMENTO PER GLI APPROVVIGIONAMENTI ED ECONOMATO.

    Proposta dell'Assessore Peveraro.

    Il Regolamento per la Disciplina dei Contratti, approvato con deliberazione del Consiglio Comunale in data 15/3/1999, esecutiva dal 19/4/1999, prevede, all'art. 3, l'integrazione delle norme in esso contenute con l'emanazione di un aggiornato regolamento in materia di Provveditorato ed Economato.
    Il riassetto strutturale del Comune, avviato con deliberazione del Consiglio Comunale in data 23 maggio 1995, ha determinato una radicale trasformazione delle funzioni e dell'organizzazione degli uffici comunali, basate su criteri di autonomia e decentramento divisionale.
    Questa riorganizzazione ha avuto riflessi notevoli sulle modalità di acquisto di beni e servizi e sulla struttura stessa degli uffici economali, che da un lato hanno ridimensionato le proprie funzioni "operative" riducendo contestualmente il numero dei propri addetti e magazzini, e d'altro lato hanno accentuato il ruolo di "servizio centrale" impegnato nella programmazione degli acquisti e dei relativi procedimenti e nella messa a punto di un sistema informativo generale per la gestione di tutti gli acquisti comunali.
    Nella nuova situazione il vigente Regolamento economale, ancorchè adottato in tempi relativamente recenti, necessita di una revisione che tenga conto dei notevoli cambiamenti organizzativi intervenuti negli ultimi tempi.
    Si è perciò avviata un'analisi della situazione attuale, caratterizzata dall'attribuzione di molte funzioni di acquisto agli uffici destinatari della fornitura, rilevandone gli aspetti positivi e negativi.
    Quando la funzione di acquisto è demandata alla struttura utilizzatrice, infatti, si possono realizzare gli apprezzabili vantaggi di una più mirata configurazione delle caratteristiche dei beni e dei servizi da acquisire, della responsabilizzazione diretta in ordine alle spese da sostenere e dalla maggior rapidità dell'iter di negoziazione, considerato che la complessità ed i tempi dei procedimenti sono minori per i più ridotti importi degli acquisti decentrati.
    Viceversa, la frantumazione delle negoziazioni e dei fornitori mette in luce non pochi elementi negativi, come ad esempio:
a)    l'ampliamento della gamma dei beni e servizi che potrebbero invece essere acquisiti in modo standardizzato;
b)    la difficoltà di attuare una politica di contenimento dei prezzi attraverso l'aumento dei volumi unitari negoziati;
c)    l' aggravio di costi di personale e di spese di funzionamento derivanti dalla dispersione degli addetti alle funzioni economali;
d)    la difficoltà di controllare e monitorare l'andamento della spesa.
    Il nuovo Regolamento economale persegue una soluzione equilibrata in cui al decentramento di funzioni si accompagnino fondamentali regole comuni di trasparenza ed economicità ed un monitoraggio che consenta una visione complessiva delle spese per l'acquisto di beni e servizi da parte della struttura comunale. Esso pertanto non è il "regolamento dell'Economato", bensì il regolamento di tutti coloro che, nell'ambito dell'Amministrazione comunale, svolgono attività negoziali per acquisire beni o servizi. A questo proposito occorre ricordare che, nella nuova situazione organizzativa, la somma degli acquisti decentrati supera i contratti conclusi centralmente dall'Economato.
    Nella nuova disciplina regolamentare assume un ruolo determinante, per organizzare, gestire e controllare il ciclo acquisti del Comune, la realizzazione del progetto "Sistema informativo degli approvvigionamenti" in corso di attuazione da parte del CSI Piemonte: solo l'entrata in funzione di tale sistema informativo consentirà infatti di attuare pienamente il nuovo Regolamento, che risulta in particolare sintonia con le più recenti disposizioni in tema di trasparenza e riduzione dei costi nella Pubblica Amministrazione, dettate dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n° 286 entrato in vigore lo scorso 2 settembre.
    Ai sensi dell'art. 43 lett. e) del Regolamento del Decentramento, il presente regolamento è stato anche inviato, per le acquisizioni dei pareri, alle Circoscrizioni 1 - 10.
    Non hanno espresso parere le Circoscrizioni: 1, 2, 3, 4, 8, 9, 10.
    Hanno espresso parere favorevole le Circoscrizioni: 5 e 7 (all. 2 - 3 - nn. ).
    Ha espresso parere sfavorevole la Circoscrizione 6 (all. 4 - n. ).
    Tutto ciò premesso,

    Vista la Legge 8 giugno 1990 n. 142 sull'ordinamento delle autonomie locali con la quale, fra l'altro, all'art. 32 sono indicati gli atti rientranti nella competenza dei Consigli Comunali;
    Dato atto che i pareri di cui all'art. 53 della Legge 8 giugno 1990 n. 142 e sue successive modificazioni:
favorevole sulla regolarità tecnica e correttezza amministrativa dell'atto;
favorevole sulla regolarità contabile;
    Viste le disposizioni legislative sopra richiamate;
   Con voti unanimi, espressi in forma palese;

1)    di revocare, per le motivazioni espresse in narrativa, il Regolamento sull'ordinamento e sul funzionamento della “Approvvigionamenti ed economato”, approvato con deliberazione del Consiglio Comunale in data 3 aprile 1995;
2)    di approvare il Regolamento per gli approvvigionamenti e l'economato, allegato al presente provvedimento di cui forma parte integrante (all. 1 - n. ).
    Il presente provvedimento non comporta onere di spese.

1.    Il presente Regolamento integra la disciplina dell'attività negoziale del Comune stabilita dal Regolamento per i Contratti al fine di definire le procedure operative specifiche concernenti l'acquisizione di beni e l' affidamento di servizi.

2.    Oggetto del Regolamento sono le competenze, i criteri e le modalità concernenti le fasi caratteristiche dell'attività negoziale, quali l' emissione delle richieste di fabbisogno, la scelta del contraente, i controlli qualitativi ed amministrativi sulle forniture di beni e di servizi, nonché la movimentazione e la conservazione dei beni mobili.

1    Il Regolamento ha validità di carattere generale.
Sono pertanto tenuti all'osservanza della disciplina regolamentare:
a.    il Servizio Centrale Acquisti, Contratti e Appalti competente in linea generale nella materia;
b.    i Servizi Centrali e le Divisioni (ivi incluse le unità periferiche dipendenti) ai quali sono demandate attribuzioni specifiche per l'acquisizione di beni e servizi;
c.    le Circoscrizioni nell'espletamento delle competenze proprie e delegate;
d.    gli Organi Comunali ed ogni altra unità organizzativa dell'Ente, centrale o periferica, che espleti, anche in via eccezionale e straordinaria, attività concernenti l'acquisizione di beni o di servizi.

2.    Nell'applicazione operativa delle singole norme del Regolamento vanno tenute presenti - ove necessario e per quanto pertinenti - le norme del Regolamento per i Contratti e le disposizioni dettate da:
a.    Regolamento di Organizzazione e ordinamento della dirigenza;
b.    Regolamento di Contabilità;
c.    Regolamento sul Decentramento.

3.    Le eventuali, ulteriori norme regolamentari di settore vigenti o emanande devono essere conformi al presente Regolamento; quelle in contrasto si intendono abrogate.

1.    L'attività negoziale relativa alle forniture di beni e servizi per i quali ricorrono esigenze di omogeneità sostanziale e di standardizzazione qualitativa, ovvero il perseguimento di economie di scala, è direttamente attribuita al Servizio Centrale ACA al quale competono pertanto in esclusiva - fatte salve per le Circoscrizioni le competenze di cui all'art. 4.2 - le negoziazioni relative a:
a.    acquisti di mobili e arredi per ufficio e per presidi socio-assistenziali, attrezzi, strumenti, materiali tecnici e beni similari;
b.    acquisti di macchine ed attrezzature per ufficio con relativi materiali di consumo e servizi di assistenza (esclusi strumenti e materiali informatici e telefonici e relativo software);
c.    acquisti di materiale di cancelleria, stampati e materiali per pulizia;
d.    acquisti di articoli di vestiario, accessori e materiale vario antinfortunistico;
e.    acquisti di articoli per cerimonie, manifestazioni ed elezioni;
f.    acquisti di medicinali e materiali per assistenza igienico-sanitaria;
g.    acquisto e noleggio di biancheria e connessi servizi di lavatura e stiratura;
h.    servizi di pulizia;
i.    servizi di ristorazione per dipendenti e utenti di servizi socio-assistenziali;
l.     servizi di manutenzione e riparazione, nonché provvista di accessori e parti di ricambio dei beni di cui al punto a.;
m.    servizi di trasporto per traslochi e manifestazioni.

2.    Al Servizio Centrale ACA competono inoltre:
a.    la tenuta dell'Albo fornitori;
b.    la gestione del sistema informativo approvvigionamenti;
c.    la rilevazione sistematica dei prezzi di mercato per l'aggiornamento dell'archivio articoli;
d.    la predisposizione di capitolati-tipo ai quali si attengono i Servizi, le Divisioni e le Circoscrizioni per le negoziazioni loro attribuite, fatte salve le peculiarità di specifiche tipologie di affidamenti distintamente disciplinate;
e.    la gestione dei magazzini di cui all'art. 18;
f.    la cessione e la rottamazione dei beni mobili radiati;
g.    la vendita di beni mobili pervenuti per donazione alla Civica Amministrazione.

1.    I Servizi Centrali e le Divisioni sono competenti per le negoziazioni relative all'acquisizione di gruppi merceologici di beni e servizi caratteristici della propria attività istituzionale, elencati in via tassativa nell'allegato A, fatta salva l'osservanza di quanto previsto all'art. 7.5.

2.    Le Circoscrizioni, nell'ambito di quanto previsto dal Regolamento per il Decentramento, sono competenti per l'attività negoziale inerente l'acquisizione di beni e servizi che si rendono necessari al loro funzionamento. Relativamente ai beni e servizi rientranti nei gruppi merceologici espressamente riservati alla competenza del Servizio Centrale ACA, come da art. 3, ovvero dei Servizi Centrali e Divisioni, come specificato al comma 1, le Circoscrizioni possono procedere alla negoziazione per le forniture di importo unitario non eccedente L. 24.000.000 (circa EURO 12.395) IVA compresa, nell'ambito dello stanziamento complessivo per spese correnti e in conto capitale.
Il limite di importo è riferito all'insieme di ciascun fabbisogno, progetto od intervento avente carattere unitario; non è pertanto consentita la suddivisione artificiosa in più forniture, lavori o servizi.

3.    Le funzioni economali dei Servizi Centrali, delle Divisioni e delle Circoscrizioni si coordinano, per tutti gli aspetti normativi e procedurali, con il Servizio Centrale ACA.

4.    Relativamente ai contributi e/o proventi ricevuti con destinazione vincolata, i Servizi Centrali, le Divisioni e le Circoscrizioni possono procedere direttamente all'acquisizione dei relativi beni secondo le attribuzioni di cui all'art. 3 e con le modalità di cui al presente Regolamento. Per le acquisizioni di competenza del Servizio Centrale ACA, si provvede previo storno dei relativi fondi.

5.    Per i Gruppi Consiliari si provvede direttamente agli acquisti come da Regolamento del Consiglio Comunale.

1.     Il Servizio Centrale ACA è incaricato della tenuta e dell'aggiornamento di un Albo dei Fornitori del Comune secondo la procedura di cui all'art. 16 del Regolamento per i Contratti.
L'Albo è distinto per gruppi merceologici secondo un piano di classificazione che costituisce la base di riferimento per i supporti informatici finalizzati alla gestione integrata degli approvvigionamenti.
Nel predetto Albo sono inseriti anche i nominativi dei fornitori selezionati a norma dell'art. 16, comma 2, del Regolamento per i Contratti.

2.    L'iscrizione all'Albo Fornitori è di norma condizione per concorrere alle forniture di beni e servizi negoziate mediante trattativa privata e affidamento in economia, con la sola eccezione delle spese minute ed urgenti di cui all'art. 12 e delle prestazioni d'opera intellettuali (professionali e artistiche).
Qualora l'Albo non rechi nominativi in numero sufficiente, ovvero non comprenda il gruppo merceologico adeguato al fabbisogno specifico, si può procedere in deroga al principio dell'obbligatorietà dell'iscrizione per il fornitore da interpellare.
Nel caso in cui una fornitura di beni o servizi sia affidata ad un contraente non iscritto all'Albo, il Servizio Centrale ACA provvederà alla registrazione in apposita sezione, previa informazione al Servizio, Divisione o Circoscrizione che ha negoziato la fornitura.
Fino all'avvenuta registrazione non si dà corso agli effetti contrattuali. Il fornitore ammesso ad eseguire la fornitura sulla base di semplice registrazione è tenuto a richiedere l'iscrizione all'Albo per poter procedere a successive negoziazioni. Ulteriori deroghe dovranno essere adeguatamente motivate.

3.    I dati relativi ai singoli fornitori iscritti o registrati all'Albo sono consultabili dai Servizi Centrali, dalle Divisioni e dalle Circoscrizioni. A tal fine ciascun Servizio, Divisione e Circoscrizione comunica al Servizio Centrale ACA i nominativi dei dipendenti abilitati in via tassativa al collegamento informatico affinché siano dotati di chiave di accesso secondo idonei profili di autorizzazione.
L'utilizzo delle informazioni desumibili è strettamente limitato ai compiti d'ufficio ed è comunque subordinato al rispetto delle disposizioni di legge in materia di tutela della riservatezza.

4.    Le attività di inserimento, iscrizione, registrazione, variazione, cancellazione, annullamento, ripristino dei dati inerenti i fornitori iscritti o iscrivibili all'Albo competono esclusivamente al Servizio Centrale ACA, nel rispetto dei vincoli connessi all'anagrafe fornitori gestita dalla procedura del bilancio.

1.    I singoli articoli - beni o servizi - sono individuati mediante la strutturazione a diversi livelli dei gruppi merceologici previsti nel piano di classificazione di cui all'art. 5.1.
Per ciascun articolo sono indicati: le quotazioni rilevate, i prezzi effettivi risultanti dalle forniture più recenti e, ove possibile, i dati tecnici caratteristici, le condizioni ed i vincoli di gestione nonché le caratteristiche di efficienza energetica e la possibilità di recupero da considerare adeguatamente tra i criteri di acquisto.

2.    Il Servizio Centrale ACA cura in via continuativa l'osservazione e la rilevazione degli andamenti delle quotazioni di mercato inerenti gli articoli codificati e quelli similari che possono formare oggetto di negoziazione da parte del Comune.
L'osservazione - effettuata avvalendosi, se del caso, anche di ditte specializzate - si basa sulle pubblicazioni di Enti e istituzioni di categoria, sulle informazioni reperibili presso altri Enti pubblici significativi, sulle segnalazioni provenienti da Servizi e Divisioni interessate, nonché dai fornitori effettivi e potenziali.

3.    Relativamente alle forniture di servizi, l'unità elementare di osservazione dei prezzi è indicativamente costituita dalla singola tipologia di prestazione.
Qualora la prestazione abbia per oggetto la messa a disposizione di beni strumentali, è necessario configurare attendibilmente il prezzo di mercato e la vita utile normale dei medesimi.

4.    I dati tecnici ed economici costituenti l'archivio articoli e l'osservatorio prezzi sono consultabili, quale banca dati informatica nell'ambito della gestione integrata Approvvigionamenti, da Servizi Centrali, Divisioni e Circoscrizioni mediante i dipendenti autorizzati all'accesso all'Albo Fornitori secondo i criteri ed i limiti di cui all'art. 5.3.

1.    I fabbisogni di beni o servizi sono trasmessi esclusivamente mediante l'emissione di richieste conformi alle istruzioni diramate dal Servizio Centrale ACA e contenenti le indicazioni seguenti:
a.    requisiti qualitativi degli articoli, con eventuale ricorso ad allegati tecnici, evidenziando se trattasi di forniture già precedentemente acquisite ovvero di nuovi beni o servizi;
b.    le quantità occorrenti con riferimento ad un arco temporale annuale;
c.    i tempi di utilizzo ed ogni altra informazione pertinente la negoziazione;
d.    il codice di intervento del bilancio e il capitolo del PEG con i relativi oggetti.
Non è consentito suddividere artificiosamente un fabbisogno unitario in più richieste.

2.    La richiesta, debitamente approvata dal dirigente di Settore responsabile della funzione emittente per attestazione di conformità alle effettive esigenze, viene trasmessa alla funzione economale del Servizio, Divisione o Circoscrizione di appartenenza, ovvero al Servizio Centrale ACA secondo le competenze elencate negli artt. 3 e 4.

3.    La funzione economale competente integra la richiesta con tutti i necessari elementi di riferimento e completa l'inserimento nel sistema informativo approvvigionamenti secondo le modalità di accesso di cui all'art. 5.3 e ne riscontra i dati con le informazioni risultanti dall'Archivio articoli.
Al fine di attivare la negoziazione nei termini più economici, anche tenendo conto dei volumi complessivi trattati o trattabili in un arco temporale significativo, la funzione competente valuta tutte le informazioni desumibili dall'Osservatorio prezzi e provvede a consultare, se del caso, il Servizio Centrale ACA.

4.    Il sistema informativo attribuisce a ciascuna richiesta inserita un numero progressivo su base annuale. Tale numero contraddistingue univocamente la richiesta nel corso della procedura fino al completo esaurimento, ovvero annullamento, dei fabbisogni indicati. Qualora una richiesta non risulti inserita nel sistema, ovvero manchi delle indicazioni essenziali, non è consentito dare corso all'acquisizione dei relativi beni o servizi, con la sola eccezione delle spese minute ed urgenti regolate nel successivo art. 11.
Il Servizio Centrale ACA, sulla base delle evidenze informatiche, segnala alle funzioni interessate eventuali anomalie sostanziali o procedurali riscontrate, dandone anche comunicazione all'Internal Auditing.

5.    Relativamente alle forniture di beni e di servizi rientranti nelle specifiche competenze di Servizi Centrali, Divisioni e Circoscrizioni come da art. 4 - ed escluse quindi tutte le forniture di cui all'art. 3 - di importo superiore a L. 120.000.000 (circa EURO 61.975), IVA compresa e con esclusione delle prestazioni d'opera di carattere intellettuale, l'avvio della trattativa privata deve essere preceduto da apposita comunicazione al Servizio Centrale ACA.
Entro il termine massimo di 7 giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione, il Servizio Centrale ACA, sulla base degli elementi comunicati, può formulare osservazioni in merito ai fornitori da contattare, ai prezzi, all'utilizzo di beni similari o succedanei già disponibili ed alle modalità contrattuali in genere.
Di tali osservazioni deve essere dato conto nel provvedimento di affidamento.

1.    La stipulazione degli atti negoziali è subordinata alla adozione di apposito provvedimento emanato secondo la specifica competenza, con assunzione di impegno sugli interventi o capitoli di bilancio di previsione, nel limite degli importi stanziati nel Piano Esecutivo di Gestione.
Relativamente al contenuto della deliberazione o determinazione si rinvia al Regolamento per i Contratti.

2.    Allo scopo di disciplinare il singolo rapporto contrattuale la deliberazione o determinazione comprende il capitolato speciale d'oneri nel quale sono predeterminate in modo esauriente le caratteristiche qualitative, le condizioni e gli obblighi connessi alle forniture, particolarmente per beni e servizi complessi.
Tali capitolati definiscono in via generale:
a.    le specifiche tecniche, quale insieme delle caratteristiche richieste al bene ed al servizio in modo che essi rispondano all'uso cui sono destinati;
b.    i termini ed il luogo di consegna, ovvero di effettuazione del servizio;
c.    le modalità di controllo e collaudo sulla conformità della fornitura a normative generali, a campionari e simili;
d.    le garanzie che il contraente deve prestare per assicurare l'adempimento degli impegni;
e.    le penalità per ritardi, difformità ed altre eventuali inadempienze.

3.    Le determinazioni che comportano impegni di spesa sono trasmesse al Servizio Risorse Finanziarie per il visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria secondo quanto disposto dal Regolamento di Contabilità.

4.    La scelta del contraente deve avvenire, in linea generale, attraverso uno dei seguenti procedimenti:
a.    asta pubblica;
b.    licitazione privata;
c.    appalto concorso.
L'attivazione delle procedure formali compete in ogni caso al Servizio Centrale ACA al quale devono essere tempestivamente trasmessi gli atti e la documentazione.
Nelle fattispecie ed entro i limiti indicati nei successivi artt. 9 e 10 è ammesso il ricorso a:
d.    trattativa privata;
e.    affidamento in economia.

5.    Nel rispetto della normativa nazionale e regionale vigente, il Comune può stipulare convenzioni per la fornitura di beni e servizi con Cooperative sociali di cui alla Legge 381/91.

1.    Per l'affidamento delle forniture si può procedere mediante trattativa privata nei casi tassativamente previsti dalle norme nazionali per importi inferiori a EURO 200.000.
Inoltre, per importi pari o superiori a EURO 200.000, si può procedere solo nei casi tassativamente previsti dalle norme europee.

2.    Quando la trattativa privata non sia preceduta da pubblicazione di bando, si effettua una gara ufficiosa alla quale vengono invitati non meno di tre fornitori idonei scelti tra quelli iscritti all'Albo per lo specifico gruppo merceologico della fornitura da affidare.
I fornitori interpellati devono presentare le offerte e i preventivi contenenti le condizioni di esecuzione, i relativi prezzi, le modalità di pagamento ed ogni altro elemento utile alla scelta.
Essi devono altresì riconoscere l'obbligo di uniformarsi comunque alle norme legislative e regolamentari vigenti.
Qualora nell'ambito della prima terna pervenga l'offerta di un solo fornitore e le quotazioni presentate siano superiori a quelle risultanti dall'Osservatorio prezzi di cui all'art. 6, si deve cautelativamente ripetere la gara ufficiosa, estendendo l'invito ad una ulteriore terna di fornitori.

3.    Il ricorso ad unico fornitore è ammesso esclusivamente nei casi in cui, in relazione al bene o servizio richiesto operino comprovati diritti di esclusiva o motivate ragioni similari che non consentano la reperibilità di altri soggetti.
Qualora il fornitore esclusivo non sia iscritto all'Albo, si attiverà la procedura di cui all'art. 5.2.

4.    Le motivazioni del ricorso alla trattativa privata e le eventuali ragioni dell'unicità del fornitore devono essere esaurientemente precisate.
Per le forniture a trattativa privata di beni e servizi di importo superiore a L. 120.000.000 si osserva la procedura di cui all'art. 7.5.

5.    Per la stipulazione degli atti negoziali si osservano le norme stabilite dal Regolamento per i Contratti.

1.    Entro il limite di importo unitario di L. 24.000.000 (circa EURO 12.395) per singola fornitura IVA compresa è consentito procedere all'affidamento in economia, secondo la disciplina di cui all'art. 13, comma 1 del Regolamento per i contratti, per le forniture di beni e servizi specificate nei commi 3 e 4 seguenti.

2.    Per gli affidamenti in economia, quando non siano eseguiti in amministrazione diretta, possono essere seguite le modalità procedurali di cui ai commi 2 e 3 dell'art. 9.
Il limite di importo di cui al comma 1 è riferito all'insieme di ciascun fabbisogno, progetto od intervento avente carattere unitario; non è pertanto consentita la suddivisione artificiosa in più forniture, di beni o servizi.

3.    Sono affidabili in economia esclusivamente le forniture di beni attribuite alla competenza specifica del Servizio Centrale ACA di cui all'art. 3.1, ovvero dei Servizi Centrali e Divisioni di cui all'art. 4.1 ovvero delle Circoscrizioni nei limiti di cui all'art. 4.2, - ciascuno per quanto rientrante nelle proprie specifiche competenze - nonché l'acquisto di materiali, utensili e mezzi per l'esecuzione dei lavori in amministrazione diretta.

4.    I Servizi Centrali, le Divisioni e le Circoscrizioni possono altresì procedere all'affidamento in economia delle forniture di servizi di seguito elencate in via tassativa e sempreché non siano stati definiti contratti quadro di cui all'art. 11:
a.    manutenzione, riparazione e adattamento di beni mobili;
b.    l'acquisto di beni e l'installazione di manufatti ed impianti relativi agli adeguamenti alle norme per la sicurezza e la salute dei lavoratori;
c.    assicurazioni R.C. per veicoli e piccole assicurazioni per attività specifiche;
d.    prestazioni d'opera intellettuali (incarichi professionali e artistici, collaborazioni coordinate per consulenza, progettazione e similari) l'affidamento può essere effettuato in economia anche nel caso di prestazioni d'opera intellettuali di importo superiore regolate da specifiche disposizioni di legge;
e.    studi, ricerche e relativo materiale;
f.    organizzazione di convegni, congressi, mostre e manifestazioni varie;
g.    traduzioni e servizi di interpretariato;
h.    abbonamenti ad agenzie di informazione e simili;
i.    trasporti, spedizioni, imballaggi e facchinaggi;
l.     rilegatura di libri, pubblicazioni e documentazione d'ufficio;
m.    stampa di circolari, bollettini, manifesti, locandine e documentazione in genere;
n.    lavori dattilografici, fotografici, di fotocopiatura e riproduzione in genere.

1.    Per conseguire gli obiettivi di massima economicità nelle forniture a carattere ripetitivo, i contratti negoziati secondo le modalità di cui agli artt. 8, 9 e 10 possono essere stipulati, in rapporto alla natura dei beni e servizi e nel rispetto dei principi stabiliti dalla vigente normativa, nella forma di contratti quadro o di convenzioni.

2.    Il contratto quadro definisce, anche mediante allegati, le caratteristiche merceologiche dei singoli articoli, i prezzi unitari, l'importo globale (da intendersi quale massimo), la validità nel tempo, le date di consegna delle quantità stimate suddivise per lotti. Esso da luogo all'emissione di successivi ordini di consegna nei quali vengono precisate le quantità richieste per i singoli lotti, la destinazione e ogni ulteriore elemento utile per l'esecuzione.

3.    La stipulazione degli atti negoziali è disciplinata dal Regolamento per i contratti.
Il Servizio Centrale ACA cura le procedure formali inerenti la stipulazione, gli adempimenti fiscali, la registrazione degli atti e il deposito di cauzioni.
I contratti per i quali non necessita formale stipulazione di atto sono conclusi mediante scambio di corrispondenza commerciale a cura e a responsabilità del dirigente il Servizio, Divisione o Circoscrizione che ha negoziato.

4.    Le determinazioni e gli atti con i quali si approvano contratti o comunque si autorizzano provvedimenti che comportano spese a carico del bilancio comunale devono essere trasmessi al Servizio Risorse Finanziarie per la registrazione dei relativi impegni.
Nel caso di contratti quadro si assume l'importo massimo pattuito per la fornitura quale riepilogativo degli importi previsti da tutte le funzioni utilizzatrici alle quali viene singolarmente riferito l'impegno di spesa di propria spettanza.

1.    Le forniture aventi carattere di urgenza che, per la loro particolare natura di spese minute non sono oggetto delle procedure di cui agli articoli precedenti, possono essere disposte direttamente, secondo le modalità di seguito indicate, dai dirigenti delle singole funzioni interessate fino all'importo unitario di L. 500.000 (circa EURO 258) IVA compresa; esclusivamente dal Servizio Centrale ACA fino all'importo unitario di L. 5.000.000 (circa EURO 2.582) IVA compresa.

2.    La motivazione dell'urgenza deve essere comprovata in modo chiaro e trasparente e non derivare da fatti o carenze di programmazione imputabili al richiedente.
Ciascuna fornitura di beni o servizi, singolarmente considerata, deve esaurire lo scopo per cui è eseguita nei limiti di spesa sopra stabiliti. La spesa relativa a dette forniture deve essere impegnata con apposita determinazione nell'ambito dei pertinenti stanziamenti di bilancio.

3.    La negoziazione può avvenire anche sulla base di informazioni verbali per spese di importo fino a L. 500.000.
Il dirigente del Servizio, Divisione o Circoscrizione constatata la regolarità del procedimento, autorizza sotto la propria responsabilità l'emissione dell'ordine in forma scritta al fornitore designato. La negoziazione per importi superiori deve risultare da corrispondenza commerciale con più fornitori specializzati che vengono invitati a presentare in forma scritta al Servizio Centrale ACA le loro offerte. L'ordinazione avverrà in forma scritta e conterrà tutte le indicazioni di resa o di prestazione, nonché il pertinente codice di intervento del bilancio e il capitolo del PEG con i relativi oggetti.

4.    I giustificativi di spesa relativi alle acquisizioni di beni o servizi di cui ai commi precedenti vengono controllati e liquidati per quanto compatibile secondo le procedure di cui agli artt. 15 e 16 e si dà corso al loro pagamento immediato a valere sulla Cassa economale di cui all'art. 13, ovvero sulle Casse decentrate di cui all'art. 14.

1.    Per provvedere ai pagamenti relativi alle spese minute ed urgenti di cui all'art. 12 disposti dal Servizio Centrale ACA per i quali si renda necessario il pagamento immediato ed il cui importo singolarmente considerato non superi L. 4.000.000 (circa EURO 2.065), è istituita - con deliberazione della Giunta Comunale n. mecc. 9503669/05 - una Cassa Economale con dotazione annua di L. 70.000.000 (circa EURO 36.152) a valere su apposito stanziamento annuale deliberato nel Bilancio di previsione.

2.    Le spese a valere sulla Cassa Economale sono direttamente ordinate dal dirigente del Servizio Centrale ACA a ciò delegato il quale è inoltre tenuto all'aggiornamento di apposito Registro di Cassa debitamente numerato in ogni pagina e vidimato dal Settore Ispettorato del Servizio Risorse Finanziarie secondo la normativa prevista dal Regolamento di Contabilità, conservando ordinatamente la relativa documentazione.
Il dirigente citato è personalmente responsabile delle somme ricevute in consegna fino al momento della regolarizzazione dei pagamenti effettuati.

3.    Il Settore Ispettorato del Servizio Risorse Finanziarie procede a verifiche delle consistenze di Cassa e della relativa documentazione ogniqualvolta sia ritenuto opportuno, ovvero su richiesta del Sindaco o del Direttore Generale.

1.    Per provvedere esclusivamente ai pagamenti relativi alle spese minute ed urgenti di cui all'art. 12, entro il limite unitario di L. 500.000, sono istituite, presso ogni Servizio Centrale, Divisione o Circoscrizione, Casse decentrate con dotazione annua reintegrabile sugli stanziamenti deliberati nel Bilancio di previsione, fino al limite annuo di L. 10.000.000.

2.    Le spese a valere su ciascuna Cassa decentrata sono direttamente ordinate dal competente dirigente del Servizio, Divisione o Circoscrizione interessato il quale è inoltre tenuto all'aggiornamento di apposito Registro di Cassa debitamente numerato in ogni pagina e vidimato dal Settore Ispettorato del Servizio Risorse Finanziarie secondo la normativa prevista dal Regolamento di Contabilità, conservando ordinatamente la relativa documentazione.
Il dirigente citato è personalmente responsabile del fondo assegnato, nonché delle irregolarità che si dovessero riscontrare nel corso della gestione o in seguito alle verifiche di cui al successivo punto 3.

3.    Il Settore Ispettorato del Servizio Risorse Finanziarie procede a verifiche delle consistenze di Cassa e della relativa documentazione ogniqualvolta sia ritenuto opportuno, ovvero su richiesta del Sindaco o del Direttore generale.

1.    Gli accertamenti qualitativi di conformità dei beni alle caratteristiche ed ai requisiti previsti nel capitolato d'oneri devono essere effettuati, immediatamente all'atto del ricevimento, mediante tecniche di controllo su campionamento, a cura del Servizio, Divisione o Circoscrizione che ha provveduto alla negoziazione.
Relativamente a beni complessi, quali apparecchiature specialistiche e simili, si effettuano prove e collaudi anche mediante ricorso ad esperti esterni alla Civica Amministrazione incaricati dal dirigente del Servizio, Divisione o Circoscrizione interessati.
Se la fornitura è stata assegnata in base a campioni previamente acquisiti, gli accertamenti ed i collaudi sono riferiti anche ai medesimi che devono essere firmati dal fornitore e dal dirigente di cui sopra ed acquisiti agli atti documentali.

2.    Constatata la regolarità della fornitura, il personale, ovvero l'esperto incaricato, dà benestare per accettazione con eventuali osservazioni cautelative o di accettazione condizionata.
In caso di non conformità, i rilievi devono essere esposti analiticamente in apposita relazione, ove possibile con stima dei connessi effetti economici.

3.    Relativamente alle forniture di servizi, il Servizio, Divisione o Circoscrizione competente alla negoziazione è tenuto ad effettuare riscontri saltuari e casuali, anche non preavvisati al prestatore, nonché eventuali sopralluoghi presso l'azienda fornitrice, per verificare il corretto e tempestivo espletamento di tutte le modalità inerenti il servizio affidato.
Ad espletamento completato, si procede ad un riscontro globale della prestazione con riferimento a tutte le clausole e condizioni contrattuali ed all'eventuale capitolato.

4.    Sulla base delle risultanze di cui ai commi 2 e 3, il Servizio, Divisione o Circoscrizione competente dispone per l'accettazione od il rifiuto della fornitura, ovvero per l'avvio delle azioni cautelari nei confronti del fornitore in merito a beni accettati solo in via condizionata od a servizi non eseguiti in conformità al contratto.

5.    Relativamente ai fornitori con i quali è in corso un contenzioso per l'accettazione di beni o servizi, o per altri rilevanti effetti negoziali, si procede a specifica annotazione nel sistema informativo approvvigionamenti per opportuna conoscenza di tutti gli uffici economali.

1.    Le fatture pervenute a seguito dell'esecuzione delle forniture di beni o servizi regolarmente ordinate vengono esaminate dalla funzione competente del Servizio, Divisione o Circoscrizione ordinante per accertarne:
a)    la rispondenza delle quantità esposte con quelle effettivamente ricevute, tenendo conto delle evidenze degli accertamenti di conformità e dei collaudi emergenti ai sensi dell'art. 14;
b)    la concordanza dei prezzi unitari e delle altre condizioni di resa con quelli stipulati in sede contrattuale;
c)    l'esattezza dei conteggi e di ogni altra necessaria indicazione anche ai fini fiscali.

2.    Esperiti i riscontri e controlli di cui al comma precedente, il dirigente della funzione competente, sotto la propria responsabilità, constatata la regolarità della fattura pervenuta, di cui è dato atto sulla medesima, provvede alla relativa liquidazione.
Qualora siano emerse difformità qualitative o quantitative, od il mancato rispetto di altre condizioni contrattuali, si procede alla applicazione delle penalità stabilite, contestandone i termini al fornitore in forma scritta.
Nel caso di contestazioni rilevanti, la liquidazione è sospesa fino al momento dell'avvenuta definizione del contenzioso con il fornitore. Qualora contrattualmente previsto, la liquidazione può essere disposta a fronte dell'avvenuta esecuzione anche parziale, per il corrispondente importo maturato.

3.    Gli atti inerenti la liquidazione sono trasmessi al Servizio Risorse Finanziarie che attiva le procedure di pagamento secondo quanto disposto dal Regolamento di Contabilità.
Nel caso di spese minute e urgenti il pagamento è effettuato a cura del Servizio, Divisione o Circoscrizione competente, a valere sulle proprie disponibilità di Cassa, secondo le modalità previste agli artt. 12, 13, 14.

1.    Il Servizio Centrale ACA, ovvero i Servizi Centrali, Divisioni o Circoscrizioni nell'ambito delle rispettive attribuzioni in materia di acquisizioni di beni di cui all'art. 4, sono tenuti a redigere, immediatamente, all'atto del ricevimento dei singoli beni non di rapido consumo, la relativa dichiarazione di presa in carico.
Sul buono di carico vanno annotati distintamente secondo la codifica di classificazione richiamata all'art. 6:
a)    la denominazione e descrizione di ciascun bene o gruppo omogeneo di beni;
b)    la quantità;
c)    il valore unitario;
d)    il Servizio, Divisione o Circoscrizione consegnatario, con la indicazione della funzione utilizzatrice e dell'ubicazione dei locali.
La documentazione sottostante all'acquisto ed al ricevimento deve essere conservata a cura dell'ufficio economale acquirente.
I buoni di carico sono firmati dal Responsabile della funzione che riceve i beni in consegna.

2.    Sulla base dei buoni emessi, e limitatamente ai beni inventariabili il ricevente procede al tempestivo aggiornamento, e comunque non oltre il mese di ricevimento, dell'inventario settoriale da trasmettere mensilmente a mezzo del sistema informativo, al Servizio Risorse Finanziarie cui competono il coordinamento ed il controllo in materia.
In carenza, o disguido, del sistema informativo, si procede mediante supporto cartaceo.
Non sono iscritti nell'inventario i beni mobili di valore individuale inferiore a lire centomila, salvo che si tratti di oggetti d'arte.

3.    Il consegnatario dei beni è responsabile della loro conservazione.
Nel caso di passaggio di beni da uno ad altro Servizio, Divisione o Circoscrizione, il cedente emette buono di scarico contestualmente alla compilazione del buono di carico redatto e firmato dal responsabile della funzione ricevente e ciascuno è tenuto all'aggiornamento dei rispettivi inventari settoriali.
Nel caso di furto o smarrimento, il consegnatario è tenuto a redigere immediatamente un rapporto dettagliato con segnalazione al Servizio Risorse Finanziarie cui compete autorizzare la cancellazione dall'inventario.
Per gli aspetti procedurali analitici inerenti gli adempimenti citati si rinvia al Regolamento di Contabilità.

4.    Qualora determinati beni mobili inventariabili non siano ritenuti ulteriormente utilizzabili, il Responsabile della funzione consegnataria emette una richiesta di scarico specificando analiticamente i beni interessati e le motivazioni.
La richiesta, ottenuta l'approvazione del Dirigente del Servizio, Divisione o Circoscrizione di appartenenza, è inoltrata al Servizio Centrale ACA cui competono i provvedimenti sulla destinazione dei beni, quali manutenzioni straordinarie, adattamenti ed interventi similari, ovvero la radiazione definitiva dei medesimi.

5.    Relativamente alle radiazioni di beni mobili il cui valore complessivo originario di carico non superi L. 24.000.000 (circa EURO 12.395) e che siano stati acquisiti da non meno di cinque anni, la valutazione del Servizio Centrale ACA consente di attivare le procedure di cui al comma 6.
Qualora il valore ecceda l'importo sopracitato, ovvero si tratti di beni acquisiti da meno di cinque anni, il provvedimento di radiazione deve essere convalidato su apposito verbale dal Servizio Risorse Finanziarie.
La documentazione della radiazione deve essere trasmessa in ogni caso al Servizio Risorse Finanziarie ed in copia all'Internal Auditing.

6.    Al Servizio Centrale ACA compete in via esclusiva disporre per la destinazione dei beni mobili radiati secondo le opportunità ravvisabili sul mercato e considerato anche il valore residuo dei medesimi.
Sono esperibili i provvedimenti alternativi di:
a)    asta pubblica, per la vendita in blocco;
b)    convenzione con aziende di rottamazione;
c)    cessione gratuita ad associazioni e fondazioni non lucrative;
d)    rottamazione diretta:
tenendo conto delle procedure disciplinate dal Regolamento per i Contratti.
Qualora risulti remunerativa e praticabile la permuta dei beni radiati con altri di nuova acquisizione, la competenza alla negoziazione è attribuita secondo il disposto degli artt. 3 e 4.

1.    I magazzini economali sono posti alle dipendenze del dirigente del Servizio Centrale ACA a ciò delegato, ad eccezione del magazzino abbigliamento per Polizia Municipale che dipende dall'omonima Divisione.
La gestione a mezzo di appositi magazzini dei beni acquistati è prevista esclusivamente per i seguenti gruppi merceologici:
a)    articoli di abbigliamento, accessori e materiale antinfortunistico;
b)    articoli per cerimonie e manifestazioni.
E' inoltre previsto un magazzino idoneo alla conservazione dei campionari presentati dai fornitori e per la movimentazione e il riadattamento di mobili ed arredi usati destinati o destinabili ad ulteriore utilizzazione nell'ambito del Comune.

2.    Per tutte le tipologie di beni diversi da quelli citati al comma 1, i Servizi, Divisioni e Circoscrizioni acquirenti sono tenuti prioritariamente a negoziare con modalità e clausole contrattuali, e particolarmente mediante contratti quadro e convenzioni, che non comportino l'esigenza di magazzinaggio dei beni, sia di rapido consumo che inventariabili, presso locali ed aree comunali.

3.    Il magazziniere consegnatario è responsabile delle quantità movimentate classificate in base agli articoli e gruppi merceologici e della idonea conservazione dei beni depositati. A tale fine provvede alle operazioni di:
a)    presa in carico, in base all'apposita documentazione, dei beni approvvigionati dall'esterno ovvero resi dagli utilizzatori;
b)    conservazione, movimentazione e distribuzione, mediante appositi documenti di consegna emessi dal Servizio Centrale o Divisione competente ai sensi del comma 1, agli utilizzatori;
c)    tenuta delle rilevazioni quantitative di carico e scarico ai fini dell'inventario permanente;
d)    comunicazione periodiche al Servizio Risorse Finanziarie secondo quanto disposto dal Regolamento di Contabilità.
L'entrata di beni inventariabili usati deve essere documentata secondo la procedura di cui al comma 4 dell'art. 17.
Al termine di ogni esercizio il magazziniere procede, in presenza del dirigente del Servizio o Divisione competente, all'inventario fisico generale degli articoli depositati ed al riscontro delle evidenze di fatto con le risultanze contabili.
Per eventuali discordanze tra esistenze fisiche e rilevazioni contabili deve essere redatto apposito verbale da inoltrare al Servizio Risorse Finanziarie ad all'Internal Auditing. In caso di furto o smarrimento si segue il disposto di cui al comma 3 dell'art. 17.

4.    Il dirigente del Servizio Centrale o Divisione competente deve accertare, mediante periodiche verifiche, la regolarità delle operazioni di magazzinaggio e, in particolare, l'idonea conservazione e l'adeguata rotazione dei beni e materiali depositati.
Quando per determinati beni o materiali si ravvisa l'impossibilità, in conseguenza di deterioramento, vetustà o non idoneità legale, all'utilizzo od alla trasformazione, si attiva la procedura di radiazione di cui al comma 4 dell'art. 17, per lotti omogenei di beni ed a cadenze prestabilite.

1.    Fino all'attivazione del Sistema Informativo Approvvigionamenti le disposizioni di seguito elencate non saranno operative:
- art. 6 comma 4:        informatizzazione Osservatorio prezzi;
- art. 7 commi 3 e 4:    gestione informatizzata richieste;
- art. 9 comma 2:        confronto delle quotazioni con i valori risultanti dall'Osservatorio prezzi.
Il Servizio Centrale ACA darà comunicazione in merito alla operatività delle disposizioni temporaneamente sospese.

Allegato A

SERVIZIO CENTRALE A.C.A.        Come da elenco di cui all'art. 3

SERVIZI EDUCATIVI            Arredi scolastici e complementari
                        Attrezzature sportive scolastiche
                        Elettrodomestici, apparecchiature e mat. consumo per mense
                        Didattica scolastica ed affine
                        Medicinali e mat. igienico sanitario per scuole
                        Beni acquisibili a valere sul Fondo per Circoli didattici e Progetti educativi

SERVIZI CULTURALI            Opere d'arte per musei
                        Libri e mat. documentario, tecnico e vario, attrezzature per biblioteche
                        Arredi per allestimenti museali e mostre
                        Software specialistico per musei e biblioteche

SERVIZIO CENTRALE TECNICO    Veicoli a motore, accessori e ricambi

AMBIENTE E MOBILITA'            Piante e articoli giardinaggio
                        Prodotti per viabilità e aree verdi
                        Segnaletica

POLIZIA MUNICIPALE            Vestiario e accessori per vigili
                        Armi e relative munizioni
                        Attrezzature tecniche e materiali specifici (come da provvedimenti del Sindaco)

SERVIZI CIMITERIALI            Materiale funerario in genere

SETTORE IMPIANTI             Apparecchiature e mat. imp. elettrici
ELETTRICI INTERNI             Lampade e varie per illuminazione

CONTROLLO STRATEGICO         Appar. elettroniche informatiche e relativi servizi
E DIREZIONALE                Software e accessori
                        Materiali per EDP
                        Stampati, moduli e varie consumo per EDP e riprografia
                        Appar. per TLC e riprografia

ECONOMIA E SVILUPPO            Beni per cerimonie istituzionali, manifestazioni e grandi eventi

CIRCOSCRIZIONI                Tutti i beni che si rendono necessari al loro funzionamento (con le limitazioni di cui all'art. 4.2 riportate nel quadro C ).

Per l'individuazione dei beni inclusi nei gruppi merceologici sopra elencati si fa riferimento al piano di classificazione in uso per l'Albo fornitori di cui all'art. 5.1.

Allegato B

SERVIZIO CENTRALE A.C.A.        Come da elenco di cui all'art. 3

SERVIZI CULTURALI            Organizzazione mostre ed attività culturali

SERVIZI EDUCATIVI            Refezione scolastica
                        Servizi acquisibili a valere sul Fondo per Circoli didattici e Progetti educativi
                        Pulizia scuole
                        Servizi necessari alla didattica scolastica e ai progetti educativi

PATRIMONIO                Vigilanza e sicurezza

DIVISIONI E SERVIZI CENTRALI  (tutti)  Tutte le forniture di servizi non specificamente attribuite al Servizio Centrale ACA, ovvero a singoli Servizi Centrali o Divisioni che si rendono necessari al loro funzionamento

CIRCOSCRIZIONI                Tutti i servizi che si rendono necessari al loro funzionamento (con le limitazioni di cui all'art. 4 riportate nel quadro C ).

Per l'individuazione dei servizi inclusi nei gruppi merceologici sopra elencati si fa riferimento al piano di classificazione in uso per l'Albo fornitori di cui all'art. 5.1.

Allegato C

CIRCOSCRIZIONI                Per le forniture di beni e servizi attribuite specificamente al Servizio Centrale ACA, a singoli Servizi Centrali o Divisioni, le Circoscrizioni possono negoziare entro il limite di importo unitario di L. 24.000.000 (circa EURO 12.395)

DIVISIONI                     Per tutte le forniture di beni e servizi di importo unitario superiore a
SERVIZI CENTRALI            L. 120.000.000 (circa EURO 61.975) da affidare mediante trattativa
CIRCOSCRIZIONI                 privata occorre anche dare comunicazione al Servizio Centrale ACA ( ad eccezione delle prestazioni d'opera intellettuali )

DIVISIONI                    Possono effettuare spese minute ed urgenti per importo unitario fino a
SERVIZI CENTRALI            L. 500.000 (circa EURO 258).
CIRCOSCRIZIONI                    

ASTA PUBBLICA                Procedimenti normali, con le limitazioni di cui al Regolamento per i
LICITAZIONE PRIVATA            Contratti    
APPALTO CONCORSO

TRATTATIVA PRIVATA            Procedimento consentito solo al verificarsi delle condizioni di cui all'art.9.1.

AFFIDAMENTO IN ECONOMIA        Procedimento esperibile per forniture entro il limite di importo di L. 24.000.000 (circa EURO 12.395) relativamente a:
                        -    beni di competenza del Servizio Centrale ACA, dei Servizi Centrali, Divisioni e Circoscrizioni (artt. 3 e 4) come da art. 10.3
                        -    servizi elencati in via tassativa all'art. 10.4

SPESE MINUTE ED URGENTI        Qualsiasi fornitura per importo fino a L. 500.000 (circa EURO 258), ovvero L. 5.000.000 (circa EURO 2.582) per Servizio Centrale ACA con liquidazione su Cassa Economale o Casse decentrate.