La Commissione di Settore Documentazione si occupa della definizione dei criteri coi quali procedere alla inventariazione, schedatura, collocazione, consultazione e reperimento dei materiali documentari, e delle eventuali iniziative da proporre per la loro raccolta e ampliamento. Per fonti documentarie si intendono tutti i materiali come: cartoline, atti pubblici e privati, fotografie, audio/video cassette, mappe, carte, ecc.

La Commissione promuove le relazioni con altre realtà del territorio, pubbliche e private, che conservano o archiviano materiali, per acquisirne l'inventario e renderlo fruibile ad un pubblico più vasto. Inoltre si propone come organismo di consulenza per il riordino di archivi laddove questo si renda necessario e comunque dietro esplicita richiesta degli interessati.

La Commissione segnala e propone alla Segreteria l'acquisizione in copia dei materiali che documentano il territorio. La priorità riguarda documenti non conservati presso altri archivi, materiale a carattere generale (esempio carte, mappe), materiali rari o di difficile consultazione presenti presso archivi pubblici e privati.

L'obiettivo prioritario di rendere fruibile a tempi brevi il materiale in copia depositato, ha spinto la commissione a operare una scelta che privilegia l'inventariazione sulla schedatura. Questo significa individuare gli elementi essenziali per registrare il documento, poterlo collocare ed impedirne quindi lo smarrimento.
L'inventariazione prevede campi uguali per tutte le tipologie di oggetti depositati.

L'attività di schedatura del materiale, che presuppone una maggiore puntualizzazione e articolazione delle informazioni, è demandata a momenti successivi che vedono la trattazione dei materiali come soggetti specifici di schedatura. La schedatura potrà quindi essere eseguita in relazione ad iniziative che utilizzano i materiali depositati o come lavoro di studio e approfondimento specifico sul materiale.
La Commissione si impegna a produrre un prontuario che faciliti e guindi le operazioni di schedatura dei materiali.