L'iniziativa per la definizione della gestione collettiva civica è assunta da una comunità di riferimento attraverso la presentazione alla Città di una proposta  e di una carta di autogoverno.

La carta disciplina l'autogoverno delle attività che devono svolgersi secondo metodo democratico, definisce gli strumenti per garantire l'accessibilità e l'imparzialità nell'uso dei beni comuni, assicura una gestione inclusiva.

Il tavolo tecnico verifica la coerenza con il Regolamento n. 391, la fattibilità e il valore sociale ed ecologico della proposta. La Città può manifestare il proprio interesse a procedere e individuare gli uffici preposti a definire i contenuti del negozio civico.

Il negozio civico contiene la Carta di autogoverno, le modalità di consegna del bene comune secondo le forme previste dalle norme vigenti e stabilisce la durata dello stesso.

La comunità di riferimento individua, secondo metodo democratico, il soggetto delegato alla stipulazione del negozio civico con la Città.